Hogyan készülj fel a következő virtuális csapat kommunikációra

Ha egy fontos virtuális kommunikációs eseményre készülsz, jól jöhet számodra az alábbi 25 pontos prep sheet (felkészülési segédlet), melyet nemrégiben egy összvállalati kommunikáció előkészítéséhez állítottunk össze egyik ügyfelünknek.

ÁLTALÁNOS

Előkészítés

1. Az esemény célja (pl. elmúlt negyedév eredményeinek kommunikációja, szervezeti   

átalakítás bejelentése)

2. Résztvevők köre (pl. kiket érint a megosztott tartalom)

3. Előadó(k) (pl. hosszabb időtartam esetén az előadók váltakoztatása)

4. Helyszín (pl. semleges háttér, ami nem vonja el a résztvevők figyelmét)

5. Szükséges eszközök (pl. videó konferencia berendezés)

6. Időzítés (pl. munkaidőn belül, operatív folyamatok zavartalanságának figyelembevétele)

7. Előzetes anyagok (pl. negyedéves riport, éves stratégia összefoglaló)

8. Prezentációs anyagok

Technológia

9. Audió, videó

10. Tartalom megosztás (képernyő, fájl, videó)

11. Résztvevők lenémítása, háttérzajok kiiktatásának módja

12. Résztvevői interakciót támogató funkciók (pl. chat mindenkinek, privát chat, kiscsoport)

13. Esetleges technikai problémák bejelentésének módja és kezelése

Meeting szabályok

14. Résztvevők hozzászólásainak, kérdéseinek helye és időzítése

15. Kapcsolódás módja (pl. kamera bekapcsolása, hangszóró némítása, automatikus

értesítések kikapcsolása)

16. Kapcsolódó anyagok megosztásának módja és bizalmas információk kezelése

17. Online interakciók (pl.’ chat mindenkinek’ használata, visszajelzés adása, anyagok

véleményezése)

FIGYELEM FENNTARTÁSA

Előadásmód

18. 'Szemkontaktus' (pl. a kamera lencséjével egy magasságban ülni, lencsébe nézni)

19. Változatos hangszín, hanglejtés

20. Megfelelő hangerő (pl. headphone használata)

Moderáció

21. Az 5 perces szabály (minden 5dik perc után valamilyen interakció pl. jégtörő, animáció,

kérdés)

22. Rajz, animáció (pl. mondandóhoz kapcsolódó ábra white-boardra)

23. Kérdések kizárólag a résztvevő megszólításával (pl. Tibi jól látható az ábra, amit

kivetítek?)

24. Résztvevők figyelemének folyamatos navigációja (pl. A beruházási adatok című táblázat

12dik sorában….)

25. Végére ’water-cooler’ beiktatása (a kávégép melletti utólagos beszélgetések és

ventillálció pótlására)

Hasonló, gyakorlatba gyorsan átültethető eszközöket találsz oldalunkon, ha regisztrálsz itt vagy olvasod további kapcsolódó blog bejegyzéseinket.