Keresés

Riportok a jó vezetői döntések szolgálatában



Az adatgyűjtés és mérések önmagukban csak puszta értékeket jelentenek. Hiába a milliókba kerülő rendszer és a technikai feltételekbe ölt erőforrás, ha az összegyűjtött adathalmazt nem tudjuk egy mindenki számára érthető és elérhető formába hozni, „emészthetővé” tenni. A „látszat-riportálás”, mérőszám kozmetikázás és a párhuzamosan dübörgő adatgyűjtés sem hoz fejlődést, sem hasznot a cégnek. A cél az, hogy a kapott információk alapján jó vezetői döntések szülessenek a vállalat minden szintjén. A jó riport ismérve, hogy olvasója 3mp alatt képes eldönteni, hogy mit szükséges megtartani, elkezdeni és abbahagyni (keep, stop, start). Mutassa a főbb trendeket, rávilágítson a fejlesztendő területetekre, segítségével jól priorizálhassunk a gyenge láncszemek vagy az erős húzóerők ismeretében.


Felhasznált adatok

Minden vállalatnál kihívás, hogy az átláthatatlan és végeláthatatlan adatmennyiségből olyan riportok készüljenek, amelyek minden szükséges információt a legegyszerűbb módon közölnek és lehetőleg mindenki számára egyértelműek. De mi számít szükséges és lényeges információnak? Ami a kitűzött cél elérését támogatja és olyan tevékenységeket mér, amelyek a legnagyobb értéket teremtik a célhoz vezető úton. 

A legtöbb cég esetében éves bevétel a fő cél. Fontosak a negyedéves értékesítési kimutatások ahhoz, hogy a menedzsment láthassa, hogy hol tart a cél megvalósításában. De a kulcs ott van, ha ezeken túl olyan kulcstevékenységek rendszeres mérése is biztosított, mint például az ügyféllátogatások száma vagy az értékesítő által feltárt üzleti lehetőségek értéke. Ezekre ugyanis az értékesítőknek közvetlen és azonnali ráhatása van, az értékesítési eredmények "csak" a múltat mérik.


Valós idejű visszajelző felületek

Az adatok prezentálásának számos formája létezik: vezetői értekezleten történő személyes prezentáció, megosztott felületen keresztül történő megosztás, email, hirdetőtábla, stb. Viszont mit sem érnek, ha azok nem elérhetőek, láthatóak azok számára, akiknek a legnagyobb hatása van az eredményekre! Leghatásosabb megosztási formája, ha bizonyos kijelzőkön (TV, Monitor, Elektronikus hirdetőtábla stb.) is megjelenítjük a releváns mérőszámokat, állapotokat, egyéb a terület számára fontos információkat. Ezzel könnyen visszacsatolást adhatunk az adott részleg és annak dolgozói felé.

Lehetőleg az adatokat könnyen elolvasható méretben jelenítsük meg, illetve nem célszerű túl eldugott vagy nehezen elérhető helyen megjeleníteni őket. Minél rendezettebb, átláthatóbb annál gyorsabban beazonosíthatók a keresett információk.

A mérőszámok legyenek mindenki számára érthetőek, hogy miként állnak össze, és legyen egy elérendő cél, ami akár motiválhatja is a dolgozókat, ha valamilyen jutalmazási rendszer kapcsolódik a cél eléréséhez. Ezeket a célokat is fontos időszakosan frissíteni a gyűjtött adatok és tapasztalatok alapján (évente, negyedévente, havonta stb.).


Oszlopok és torták erdeje

Könnyű abba a hibába esni, hogy minden adatot egy oszlopdiagram vagy tortadiagram segítségével jelenítsünk meg, azonban ezek nem minden adathalmaz megjelenítésére alkalmasak, illetve elég nehezen megkülönböztethetőek, ha 10 ugyanolyan stílusú oszlopdiagramot teszünk egymás mellé. Olvasója pillanatok alatt megunja és érdektelenné válik.

Mindig vegyük figyelembe a célközönséget és az adat típusát. Amit meg lehet jeleníteni érdemben egy diagramon, annak ne készítsünk kettő külön ábrát. Jól olvasható, beszédes feliratokat helyezzünk el, lehetőleg olyan módon, hogy ne kelljen nyomozni hová tartozik és mit is jelent.


Gyakori kimutatások

A gyakran használt riportokhoz (napi, heti, havi) érdemes egy sablont készíteni, vagy automatizálni a létrehozásukat. Van olyan rendszer, amelyik beépítetten támogatja a sablonok használatát és az automatizálást is saját riportálási felület keretén belül. Azonban, ha ez nem áll rendelkezésre, hagyatkozhatunk az Excel makróira és bővítményeire. Nagy mértékben megkönnyíti a dolgunkat, ha a formázás és létrehozás helyett a tartalmára tudjuk fordítani a rendelkezésre álló időnk jelentős részét. Majdnem minden ilyen rendszer biztosít valamilyen lehetőséget excel fájl formátumba konvertálásra vagy exportálásra.


Priorizálás

Mivel minden erőforrás véges, ezért fontos lehet kiválasztani bizonyos részegységeket (gépek, területek, csapatok, stb.) és csak azokkal kapcsolatos mérőszámok javítására fordítani a figyelmet. Ahhoz, hogy a legeredményesebben határozzuk meg a fókuszt, célszerű a 80/20 szabály alkalmazhatóságának elősegítése érdekében valamilyen fontos mérőszám vagy paraméter szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe helyezni a kategóriákat, és csak a legnagyobb (vagy legkisebb) értékűekkel foglalkozni, vagy komplexebb esetben azzal, amelyik jobban kivitelezhető fejlesztési lehetőséget rejt magában.

Például egy karbantartást végző részleg a legkritikusabb gépekre szeretne megelőző intézkedéseket eszközölni, azonban erőforrás hiányában nem tudnak egyszerre minden géppel foglalkozni, így ki kell választaniuk közülük néhányat. Megtehetik ezt a hibák számának vagy a gépek állás idejének összehasonlításával is. Csökkenő sorrendbe rendezve az 5 legnagyobb értékkel rendelkező gépet kiválasztják. Ezt követően a hibatípusok mennyiségének és azok gyakoriságának elemzése következik, illetve ezek közül a legkritikusabbak azonosítása és megoldási javaslatok gyűjtése. Itt nem ér véget a dolog, ezen értékek csökkentésére be kell vezetni intézkedéseket, azokat be kell tartatni és később vissza is kell ellenőrizni a hatékonyság érdekében.


A riportok nem elhanyagolható lényegi részei az adatgyűjtésnek és a hatékonyságnövelésnek. Kapcsolatot teremtenek a befogadók és a mérések között, így ezek kialakítása és minősége meghatározza mennyire hasznos és mennyire érthető a rendelkezésre álló adathalmaz.

13 megtekintés0 hozzászólás